Probefahrt und Fahrtenbuch
Sind Sie Geschäftsführer oder Geschäftsführerin eines Betriebs mit der Bewilligung zur Verwendung von Probefahrtkennzeichen? In diesem Fall sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie die Verantwortung für die lückenlose Aufzeichnung über den Gebrauch der blauen Taferl tragen. Das bedeutet, dass ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Sobald ein Fahrzeug mit Probefahrtkennzeichen vom Parkplatz rollt, muss das eingetragen werden!
Und was, wenn nicht?
Wenn Sie nicht gerade einen Ein-Personen-Betrieb führen, ist natürlich klar, dass Sie nicht jeden Handgriff selbst erledigen können. Vieles wird von Angestellten erledigt werden, wobei die Eintragungen ins Fahrtenbuch nur eine Sache von vielen ist. Und eine Lästige noch dazu. Aber wenn es unterlassen wird, dann haftet die Geschäftsführung und der Betrieb. Also Sie.
Das Führen des Fahrtenbuchs ist eine der Bestimmungen und Voraussetzungen, die für die Bewilligung zur Verwendung der Probefahrtkennzeichen nötig sind. Es nur lückenhaft oder gar nicht zu führen, stellt eine Verwaltungsübertretung mit einem Strafrahmen von bis zu EUR 5.000 dar.
Dabei muss es aber nicht bleiben. Insbesondere bei wiederholten Verstößen kann auch die Berechtigung zur Durchführung von Probefahrten für mindestens sechs Monate entzogen werden.
Aber auch damit muss es noch nicht enden. Kommt es beispielsweise zu einem Unfall, können Versicherungen (und vermutlich werden sie es in diesem Fall auch tun) fehlende Fahrtenbücher zum Anlass nehmen, die Schäden nicht zu übernehmen. Anders gesagt: Als Haftender bleiben Sie bzw. das Unternehmen auf den daraus resultierenden Kosten sitzen.
Angesichts dessen scheinen die paar Eintragungen pro Fahrt schon gar nicht mehr so mühsam zu sein.
Was muss ins Fahrtenbuch?
Zunächst ist festzuhalten, dass es für jedes Probefahrtkennzeichen eigene Aufzeichnungen braucht. Bei vorgefertigten Vorlagen, wie sie beispielsweise die WKO zur Verfügung stellt, ergibt sich das schon daraus, dass auf dem Deckblatt das konkrete Kennzeichen anzugeben ist. Ferner muss per Angabe von Beginn- und Enddatum ersichtlich sein, für welchen Zeitraum das Fahrtenbuch geführt wurde.
Die Blaues Kennzeichen App ermöglicht Ihnen aber auch das Führen der Fahrtenbücher in digitaler Form.
Pro Fahrt muss angegeben werden:
- Datum und Uhrzeit der Fahrt: Theoretisch wäre die Angabe des Datums ausreichend, praktisch empfiehlt es sich aber, für eine genaue Dokumentation auch die Uhrzeit anzugeben. Insbesondere bei zwei oder mehr Fahrten hilft das, den Überblick zu wahren.
- Marke und Type des Fahrzeugs: Da ein und dasselbe blaue Kennzeichen an verschiedenen Fahrzeugen angebracht werden wird, muss natürlich dokumentiert sein, mit welchem davon eine bestimmte Fahrt durchgeführt wurde.
- Fahrgestellnummer bzw. Kennzeichen: Ebenso wie die Marke und Type dient diese Angabe der Identifizierung des konkreten Fahrzeugs. Das Kennzeichen können Sie verwenden, wenn es sich um ein angemeldetes Fahrzeug handelt, ansonsten muss die Fahrgestellnummer eingetragen werden.
- Name des Lenkers bzw. der Lenkerin: Unabhängig davon, ob Sie selbst, ein Angestellter oder gar ein Kaufinteressent die Fahrt durchführt, muss klar sein, wer gefahren ist.
Bemerkungen: Hier können Sie etwa den Zweck der Probefahrt eintragen, aber auch sonstige Informationen (z. B. Mitfahrende, usw).
Aufbewahrung
Jedes Fahrtenbuch muss für mindestens drei Jahre aufbewahrt und den Behörden auf Verlangen vorgelegt werden.
Probleme des Papierzeitalters
Wie jeder Papierkram, neigen auch physische Fahrtenbücher aus Papier dazu, gerade im ungünstigsten Moment nicht auffindbar zu sein. Vielleicht hat nur ein Kollege rasch etwas eingetragen und es nicht mehr an den gewohnten Platz zurückgelegt. Oder ein Ferialpraktikant soll Inventur machen und räumt dabei die Schränke um, in denen auch die Fahrtenbücher liegen. Oder sie fallen, gemeinsam mit einer ganzen Reihe anderer Zettelwirtschaften der großen Entrümpelung zum Opfer, wenn neue Möbel kommen.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Fahrtenbücher verschwinden können.
Ist es schließlich gefunden (hoffentlich das Richtige), können immer noch ungeahnte Hürden auftreten. Wer kennt es nicht die Kugelschreiber, die gerade dann den Geist aufgeben, wenn sie am dringendsten gebraucht werden? Oder vielleicht hat sich ein Kollege den Letzten ausgeborgt, bringt ihn aber bestimmt gleich zurück – versprochen!
Zuletzt kann auch noch bei den Eintragungen der Fehlerteufel zuschlagen. Schreibt sich der Name des Lenkers mit einem harten T oder doch einem weichen D? Oder die Fahrgestell-Nummer mit ihren 17 Stellen, da vertut man sich auch schon mal.
Digitale Fahrtenbücher
Die Blaue Kennzeichen App ermöglicht das Führen der Fahrtenbücher in digitaler Form. Ein Smart- oder IPhone hat heutzutage praktisch jeder ständig in der Tasche, somit entfällt schon mal die Suche nach dem Papierkram. Um welches Probefahrtkennzeichen es geht, lässt sich rasch auswählen, Datum und Uhrzeit der bevorstehenden Fahrt werden der Uhr des Geräts entnommen.
Auch der Lenker muss nicht mühsam eingetippt werden. Bei Mitarbeitern empfiehlt es sich, die Namen vorab im System zu hinterlegen, sodass sie sich bei Bedarf einfach auswählen lassen. Alternativ ist es auch möglich, den Führerschein zu scannen, um an die gewünschte Information zu kommen – richtige Schreibweise inklusive. Das Gleiche gilt für die Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen: aus einer vorab eingespeicherten Liste wählen oder ebenfalls scannen. Und falls ein Kollege trotzdem gerade kein Smartphone zur Hand hat, lässt sich die App auch per PC oder Tablet bedienen.
Die Aufbewahrung und das Vorlegen der Fahrtenbücher ist in digitaler Form wesentlich einfacher und übersichtlicher. Für die Behörden spielt es keine Rolle, in welcher Form Sie die Aufzeichnungen zur Verfügung stellen. Allenfalls die Dauer, bis Sie dazu in der Lage sind, kann die Laune der Kontrollorgane beeinflussen: Zur Auswahl stehen die mehrminütige Suche nach den Papieraufzeichnungen oder der einzelne Mausklick am PC.